Dodajanje dokumentov k aktualnemu naročilu prevoza in omogočanje vpogleda vanje

V pametni aplikaciji Naročila prevozov lahko dodate dokumente k aktualnemu naročilu prevoza. Tako boste imeli vse pomembne informacije glede posameznega prevoza na enem samem mestu. Kot naročnik in kot izvajalec naročila lahko po tem, ko je naročilo prevoza poslano, v zavihku »Dokumenti« naložite in shranite datoteke. Pri tem lahko sami odločite, ali boste v dokumente vpogledovali samo vi ali pa boste vpogled omogočili tudi svojemu poslovnemu partnerju.
Med tovrstne dokumente spadajo dobavnice, fotografije nastale škode ali tudi računi.

Zavarovanje namesto sporov

Ali ste se že srečevali s težavami zaradi plačil, ker potrebni dokumenti (npr. računi) niso bili predloženi?
S to funkcijo imata obe strani ustrezni dokaz, saj naloženi dokumenti potrjujejo, kaj in kdaj je kdo predložil in česa ni.

Tako lahko dodajate dokumente k aktualnemu naročilu prevoza:

V pametni aplikaciji Naročila prevozov poiščite v naročilu prevoza zavihek Dokumenti.

1. korak: Dodajanje ali nalaganje pogodbenih dokumentov

Nove dokumente lahko s funkcijo povleci in spusti prenesete neposredno iz obstoječih datotek ali jih naložite s klikom na gumb »Naloži datoteke«. Pod to funkcijo so prikazani vaši lastni dokumenti.

V segmentu »Dokumenti izvajalca vašega naročila« (z vidika naročnika) ali »Dokumenti vašega naročnika« (z vidika izvajalca naročila) so prikazani pogodbeni dokumenti, v katere je druga stranka omogočila vpogled.

2. korak: Poimenovanje, razvrščanje in omogočanje vpogleda v pogodbene dokumente

Pri nalaganju dokumentov se pojavi pogovorno okno, v katerem morate navesti ime datoteke, njeno razvrstitev ter kategorijo. Uporabnik ima tudi dodatno možnost, da drugi stranki omogoči vpogled v dokument, in sicer tako, da to označi v ustreznem polju.

Poleg tega lahko dokumentom pod možnostjo »Razvrstitev« dodelite posamezne pošiljke.

3. korak: Obdelovanje pogodbenih dokumentov in omogočanje vpogleda vanje

Ko je datoteka uspešno naložena, se prikaže na seznamu. Zdaj lahko omogočite vpogled vanjo, da si jo bo lahko ogledal tudi vaš poslovni partner, ali jo izbrišete. Dokler vpogled v datoteko še ni omogočen, je mogoče na spustnem seznamu spremeniti vrsto dokumenta:

Dokumenti, v katere ste omogočili svoji pogodbeni stranki vpogled, so označeni z znakom očesa. Po tem, ko ste omogočili vpogled v posamezni dokument, lahko možnost vpogleda drugi stranki znova onemogočite tako, da izberete »Onemogoči vpogled«:

Po tem ko je omogočen vpogled v posamezni dokument, se pojavi potrditev, poslovni partner pa je o tem obveščen prek obvestila v sistemu.

Če je vpogled v dokument znova onemogočen, je opis dokumenta zadevnemu poslovnemu partnerju še vedno na voljo, vendar ga ni več mogoče odpreti:

Prednosti, ki vam jih prinaša dodajanje dokumentov k aktualnim naročilom prevozov in omogočanje vpogleda vanje:

• Digitalno arhiviranje dokumentov, povezanih z naročilom – brez uporabe papirja;
• Hitrejša in učinkovitejša obdelava dokazil, računov, dobropisov idr;
• Pospešitev plačilnega toka;
• Zagotavljanje večje transparentnosti, saj je dokumente mogoče deliti.

Več o tej temi

Preverite dokumente izvajalca naročila in jih pripnite k naročilu
Pametna aplikacija Naročila prevozov