Priloženie a zdieľanie dokumentov k prebiehajúcej objednávke

V inteligentnej aplikácii Objednávky môžete k prebiehajúcej objednávke prikladať dokumenty. Vďaka tomu budete mať všetky relevantné informácie o objednávke centrálne na jednom mieste. Ako zadávateľ aj ako dodávateľ môžete po odoslaní objednávky v záložke „Dokumenty“ nahrať a uložiť dokumenty. Pritom sa môžete sami rozhodnúť, či chcete tieto dokumenty vidieť interne iba vy, alebo či majú byť prístupné aj pre vášho obchodného partnera.
Môže ísť o dodacie listy, fotografie škôd alebo aj faktúry.

Istota namiesto dohadov

Už ste niekedy riešili problémy s platbami, pretože ste nemali k dispozícii dokumenty (faktúry atď.)?
S touto funkciou majú obe strany preukázateľné podklady, lebo nahrané dokumenty dokazujú, kedy a čo bolo k dispozícii a čo nie.

Takto pridáte dokumenty k prebiehajúcej objednávke:

V inteligentnej aplikácii Objednávky nájdete v objednávke záložku Dokumenty.

Krok 1: Pridanie alebo nahranie zmluvných dokumentov

V hornej časti možno vkladať nové dokumenty pretiahnutím pomocou funkcie Drag & Drop alebo pomocou tlačidla „Nahrať súbory". Pod touto funkciou nájdete zoznam vlastných dokumentov.

V segmente "Dokumenty vášho dodávateľa" (v náhľade zadávateľa), resp. „Dokumenty vášho zadávateľa“ (v náhľade dodávateľa) sa zobrazia zmluvné dokumenty, ktorých zdieľanie povolila druhá strana.

Krok 2: Pomenovanie, priradenie a zdieľanie zmluvných dokumentov

Pri nahrávaní sa zobrazí dialóg, do ktorého treba zadať názov súboru, priradenie a kategóriu tohto súboru. Používateľ má okrem toho možnosť zaškrtnutím políčka schváliť zdieľanie tohto súboru druhou stranou.

V bode „Priradenie“ môžete dokumenty priradiť dokonca k jednotlivým zásielkam.

Krok 3: Úprava a zdieľanie zmluvných dokumentov

Keď súbor nahráte, zobrazí sa v zozname. Tu ho môžete zdieľať, obchodný partner teda dokument tiež uvidí, alebo vymazať. Dokým súbor nie je zdieľaný, môžete typ dokumentu zmeniť v rozbaľovacom zozname:

Dokumenty, ktoré sú zdieľané s druhou zmluvnou stranou, sú označené symbolom „oka“. Ak je dokument zdieľaný, zdieľanie možno ukončiť tlačidlom „Ukončiť zdieľanie“:

Potom, čo umožníte zdieľanie dokumentu, zobrazí sa potvrdenie a obchodný partner je informovaný prostredníctvom oznámenia v systéme.

Ak je zdieľanie dokumentu ukončené, obchodný partner stále vidí popis súboru, nemôže ho však už otvoriť:

Vaše výhody po pridaní a zdieľaní dokumentov k prebiehajúcej zákazke:

• Dokumenty archivujete v digitálnej podobe, teda bez papiera.
• Spracovanie dokladov, faktúr, dobropisov atď. je rýchlejšie a efektívnejšie.
• Urýchlite tak platobný tok.
• Máte väčší prehľad, pretože dokumenty možno zdieľať.

Viac o téme

Kontrola dokumentov dodávateľa a ich priloženie k objednávke
Smart app Objednávky