Priloženie a zdieľanie dokumentov k prebiehajúcej objednávke

V inteligentnej aplikácii Objednávky môžete k prebiehajúcej objednávke prikladať dokumenty. Vďaka tomu budete mať všetky relevantné informácie o objednávke centrálne na jednom mieste. Ako zadávateľ aj ako dodávateľ môžete po odoslaní objednávky v záložke „Dokumenty“ nahrať a uložiť dokumenty. Pritom sa môžete sami rozhodnúť, či chcete tieto dokumenty vidieť interne iba vy, alebo či majú byť prístupné aj pre vášho obchodného partnera.
Môže ísť o dodacie listy, fotografie škôd alebo aj faktúry.

Istota namiesto dohadov

Už ste niekedy riešili problémy s platbami, pretože ste nemali k dispozícii dokumenty (faktúry atď.)?
S touto funkciou majú obe strany preukázateľné podklady, lebo nahrané dokumenty dokazujú, kedy a čo bolo k dispozícii a čo nie.

Takto pridáte dokumenty k prebiehajúcej objednávke:

V inteligentnej aplikácii Objednávky nájdete v objednávke záložku Dokumenty.

Smart app Objednávky nová záložka Dokumenty v objednávke

Krok 1: Pridanie alebo nahranie zmluvných dokumentov

V hornej časti možno vkladať nové dokumenty pretiahnutím pomocou funkcie Drag & Drop alebo pomocou tlačidla „Nahrať súbory". Pod touto funkciou nájdete zoznam vlastných dokumentov.

Smart app Objednávky Nahrať dokumenty pomocou tlačidla

V segmente "Dokumenty vášho dodávateľa" (v náhľade zadávateľa), resp. „Dokumenty vášho zadávateľa“ (v náhľade dodávateľa) sa zobrazia zmluvné dokumenty, ktorých zdieľanie povolila druhá strana.

Smart app Objednávky Zoznam zmluvných dokumentov

Krok 2: Pomenovanie, priradenie a zdieľanie zmluvných dokumentov

Pri nahrávaní sa zobrazí dialóg, do ktorého treba zadať názov súboru, priradenie a kategóriu tohto súboru. Používateľ má okrem toho možnosť zaškrtnutím políčka schváliť zdieľanie tohto súboru druhou stranou.

Smart app Objednávky Pomenovať zmluvné dokumenty

V bode „Priradenie“ môžete dokumenty priradiť dokonca k jednotlivým zásielkam.

Smart app Objednávky Priradiť zmluvné dokumenty k zásielke

Smart app Objednávky Priradiť zmluvné dokumenty ku kategórii

Krok 3: Úprava a zdieľanie zmluvných dokumentov

Keď súbor nahráte, zobrazí sa v zozname. Tu ho môžete zdieľať, obchodný partner teda dokument tiež uvidí, alebo vymazať. Dokým súbor nie je zdieľaný, môžete typ dokumentu zmeniť v rozbaľovacom zozname:

Smart app objednanie Zdieľať zmluvné dokumenty alebo zmeniť ich typ

Dokumenty, ktoré sú zdieľané s druhou zmluvnou stranou, sú označené symbolom „oka“. Ak je dokument zdieľaný, zdieľanie možno ukončiť tlačidlom „Ukončiť zdieľanie“:

Smart app Objednávky Zistiť a zmeniť stav zdieľania zmluvných dokumentov

Potom, čo umožníte zdieľanie dokumentu, zobrazí sa potvrdenie a obchodný partner je informovaný prostredníctvom oznámenia v systéme.

Smart app Objednávky Zmluvné dokumenty oznámenia pre obchodného partnera

Ak je zdieľanie dokumentu ukončené, obchodný partner stále vidí popis súboru, nemôže ho však už otvoriť:

Smart app objednanie Zmluvné dokumenty iba popis po ukončení zdieľania

Vaše výhody po pridaní a zdieľaní dokumentov k prebiehajúcej zákazke:

  • Dokumenty archivujete v digitálnej podobe, teda bez papiera.
  • Spracovanie dokladov, faktúr, dobropisov atď. je rýchlejšie a efektívnejšie.
  • Urýchlite tak platobný tok.
  • Máte väčší prehľad, pretože dokumenty možno zdieľať.

Viac o téme

Kontrola dokumentov dodávateľa a ich priloženie k objednávke
Smart app Objednávky

späť

Nie ste ešte naším zákazníkom?
Testujte TIMOCOM až 4 týždne nezáväzne a zdarma!

K registrácii

Máte otázky? Nech sa páči!

Naši špecialisti sú Vám k dispozícii od pondelka do piatka od 8:00 do 16:00 hod. na tomto telefónnom čísle:

+420 412 430 430

Na začiatku hovoru prosím uveďte Vaše zákaznícke číslo.
Tešíme sa na Vaše zavolanie!