Adăugarea și autorizarea documentelor la comanda de transport aflată în derulare

În Smart App Comenzi de transport pot fi adăugate documente la o comandă de transport aflată în derulare. Astfel aveți toate informațiile relevante pentru transport într-un singur loc, centralizat. Atât ca beneficiar, cât și ca prestator, este posibil să încărcați și să salvați fișiere în fila „Documente” și după ce comanda de transport a fost trimisă. Aici puteți decide dacă aceste documente vor fi vizualizate numai intern, de dumneavoastră, sau vor fi aprobate pentru a fi vizualizate și de parteneri.
Exemple de astfel de documente sunt avizele de însoțire, fotografii ale daunelor sau chiar și documente fiscale.

Siguranță în loc de grevă

Ați avut deja probleme cu plata deoarece au lipsit documente (facturi etc.)?
Această funcție furnizează o dovadă pentru ambele părți, deoarece documentele încărcate dovedesc ce și când s-a încărcat.

Pentru a adăuga documente la o comandă aflată în derulare:

În Smart App Comenzi de transport găsiți la Comanda de transport fila Documente.

Smart App Comenzi de transport, filă nouă Documente la Comandă

Etapa 1: Adăugare sau încărcare documente contractuale

În partea de sus pot fi salvate documente noi prin drag&drop direct din sistemul de fișiere, sau acestea pot fi încărcate cu ajutorul butonului „Încărcare fișiere”. Sub această funcție sunt listate documentele proprii.

Smart App Comenzi de transport, încărcarea Documentelor la o comandă

În segmentul „Documente ale prestatorului" (în fereastra unui beneficiar), respectiv „Documente ale beneficiarului" (în fereastra unui prestator) sunt afișate documentele contractuale pe care cealaltă parte le-a aprobat pentru a fi vizualizate.

Smart App Comenzi de transport, documente contractuale listate

Etapa 2: Denumirea, alocarea și aprobarea pentru vizualizare a documentelor contractuale

La încărcare apare un dialog în care trebuie specificate numele, alocarea și categoria fișierului. În plus, utilizatorul are posibilitatea de a aproba documentul pentru vizualizare de către cealaltă parte prin intermediul unei căsuțe de validare.

Smart App Comenzi de transport, denumirea documentelor contractuale

Documentele pot fi alocate la transporturi unice prin „Alocare”.

Smart App Comenzi de transport, alocarea documentelor contractuale la un transport

Smart App Comenzi de transport, alocarea documentelor contractuale la o categorie

Etapa 3: Prelucrarea și aprobarea pentru vizualizare a documentelor contractuale

După încărcare fișierele apar în listă. Aici acestea pot fi aprobate pentru vizualizare de către partener sau pot fi șterse. Înainte ca un document să fie aprobat pentru vizualizare este posibilă modificarea tipului documentului prin dropdownbox:

Smart App Comenzi de transport, aprobarea pentru vizualizare a documentelor contractuale sau modificarea tipului

Documentele care au fost aprobate pentru vizualizare de către cealaltă parte sunt marcate cu o pictogramă „Ochi”. După ce un document a fost aprobat pentru vizualizare, această aprobare poate fi retrasă prin „Anulare aprobare”:

Smart App Comenzi de transport, identificarea și modificarea statutului de aprobare pentru vizualizare al documentelor contractuale

După ce un document a fost aprobat pentru vizualizare va apărea o confirmare, iar partenerul va fi informat printr-o notificare din sistem.

Smart App Comenzi de transport, documente contractuale, notificarea partenerului

În cazul în care a fost retrasă aprobarea pentru un document descrierea documentului rămâne vizibilă pentru ambii parteneri, dar acesta nu va mai putea fi accesat:

Smart App Comenzi de transport, documente contractuale, descrierea se păstrează după anularea aprobării

Avantajele oferite de adăugarea și aprobarea pentru vizualizare a documentelor în comanda aflată în derulare:

  • Arhivare digitală a documentelor contractuale, fără consum de hârtie
  • Chitanțele, facturile, notele de credit etc. sunt procesate mai rapid și mai eficient
  • Accelerare a fluxului plăților
  • Mai multă transparență, deoarece documentele pot fi puse în comun

Mai multe pe această temă

Verificarea și anexarea la comandă a documentelor prestatorului
Smart App Comenzi de transport

inapoi

Încă nu sunteți client?
Testați TIMOCOM-ul gratuit până la 4 săptămâni fără obligații!

spre înregistrare

Aveţi întrebări? Întrebaţi!

Colegii noștri vă stau la dispoziție de luni până vineri de la 8:00 la 16:30 la numărul de telefon de mai jos:

+36 22 51 59 56

Doar dați ID-ul dumneavoastră la începutul convorbirii!