Dodawanie i udostępnianie dokumentów do bieżącego zlecenia transportowego

W aplikacji Smart App Zlecenia transportowe możesz dodawać dokumenty do bieżących zleceń. Tym sposobem w jednym miejscu znajdziesz wszystkie istotne informacje dotyczące transportu. Zarówno jako zleceniodawca, jak i zleceniobiorca, po wysłaniu zlecenia transportowego możesz dodawać i przechowywać pliki w zakładce „Dokumenty”. Możesz przy tym decydować, czy dokumenty mają być widoczne tylko dla Ciebie, czy udostępnisz je również swoim kontrahentom.
Mogą to być na przykład dokumenty dostawy, zdjęcia szkód lub faktury.

Zabezpieczenie zamiast nieporozumień

Miałeś wcześniej problemy z płatnościami w wyniku nieprzekazania dokumentów (faktur itd.)?
Dzięki tej funkcji obie strony zyskują potwierdzenie w postaci statusu przesłanych dokumentów, wskazującego, które z nich zostały złożone, a które nie.

Dokumenty do bieżącego zlecenia możesz dodać w następujący sposób:

W aplikacji Smart App Zlecenia transportowe, w zleceniu transportowym znajdziesz zakładkę Dokumenty.

Smart App Zlecenia transportowe - nowa zakładka "Dokumenty" w zleceniu

Krok 1: Dodawanie lub przesyłanie dokumentów umowy

W górnej części okna możesz dodawać nowe dokumenty bezpośrednio z systemu przy pomocy funkcji Drag&Drop lub przesyłać je za pomocą przycisku „Zapisz pliki”. Po wybraniu tej funkcji, poniżej zostaną wyświetlone Twoje dokumenty w formie listy.

Smart App Zlecenia transportowe - przesyłanie dokumentów do zlecenia

W segmencie „Dokumenty Twojego zleceniobiorcy” (w widoku zleceniodawcy) ew. „Dokumenty Twojego zleceniodawcy” (w widoku zleceniobiorcy) są wyświetlane dokumenty umowy, które zatwierdziła druga ze stron.

Smart App Zlecenia transportowe - udostępnione dokumenty umowy wyświetlane są w formie listy

Krok 2: Nadawanie nazwy, przydzielanie i udostępnianie dokumentów umowy

Podczas przesyłania dokumentów pojawia się okno dialogowe, w którym należy podać nazwę pliku, jego kategorię oraz odpowiednio go przyporządkować. Dodatkowo Użytkownik ma możliwość udostępnienia dokumentu drugiej stronie za pomocą przycisku wyboru.

Smart App Zlecenia transportowe - nadawanie nazwy dokumentom umowy

Możesz również przypisać dokumenty poszczególnym przesyłkom w zakładce „Dodaj do”.

Smart App Zlecenia transportowe - przyporządkowywanie dokumentów umowy do przesyłek

Smart App Zlecenia transportowe - przypisywanie dokumentów umowy do kategorii

Krok 3: Edytowanie i udostępnianie dokumentów umowy

Jeśli dokument został przesłany, pojawi się na liście. Tutaj może on zostać udostępniony kontrahentom lub usunięty. Dopóki dokument nie zostanie udostępniony, można zmienić jego typ w rozwijanym menu:

Smart App Zlecenia transportowe - udostępnianie przesłanego pliku lub zmiana typu pliku

Dokumenty, które zostały udostępnione drugiej stronie umowy, są oznaczone ikoną "oka”. Udostępniony dokument można ponownie ukryć za pomocą opcji „Zakończ udostępnienie”:

Smart App Zlecenia transportowe sprawdzanie i zmiana statusu udostępnienia dokumentów umowy

Po udostępnieniu dokumentu pojawia się potwierdzenie, a kontrahent otrzymuje informację o tym w Systemie.

Smart App Zlecenia transportowe - dokumenty umowy - wysyłka komunikatu do kontrahenta

Po wycofaniu udostępnienia dokumentu jego opis jest widoczny dla poszczególnych kontrahentów, jednak nie może on zostać wyświetlony:

Smart App Zlecenia transportowe - dokumenty umowy - widoczny tylko opis po zakończeniu udostępnienia

Korzyści dla Ciebie płynące z dodawania i udostępniania dokumentów do bieżącego zlecenia:

  • Cyfrowa archiwizacja dokumentów dotyczących zlecenia bez zużycia papieru
  • Szybsze i bardziej wydajne przetwarzanie dokumentów, faktur, not kredytowych
  • Przyspieszenie przepływu płatności
  • Większa przejrzystość ze względu na współdzielenie dokumentów

Więcej informacji na temat:

Sprawdzanie dokumentów zleceniobiorcy i przyporządkowanie ich do zlecenia transportowego
Smart App Zlecenia transportowe

Powrót

Nie jesteś jeszcze klientem TIMOCOM?
Przetestuj TIMOCOM do 4 tygodni bezpłatnie i niezobowiązująco!

Przejdź do rejestracji

Masz pytania? Pytaj!

Nasi eksperci są do Twojej dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16:30 pod numerem telefonu:

+48 67 352 59 40

Przed rozpoczęciem rozmowy prosimy o podanie swojego numeru TIMOCOM ID.
Z radością oczekujemy na telefon od Ciebie!