Documenten van de opdrachtnemer controleren en als bijlage aan de opdracht toevoegen

De functie 'Documenten controleren' is ontwikkeld zodat u als opdrachtgever alle relevante documenten van uw transportopdracht op één plek kunt opslaan. Met deze functie kunt u de documenten van uw opdrachtnemer zien en ze direct als bijlage aan de transportopdracht toevoegen door op het tabblad 'Documenten' te klikken. Deze documenten zijn bedoeld voor uw eigen administratie en kunnen niet worden vrijgegeven voor de opdrachtnemer. Als opdrachtgever heeft u steeds een goed overzicht van welke documenten de opdrachtnemer bij het invoeren van de opdracht in het systeem ter beschikking heeft gesteld (bijvoorbeeld verzekeringspapieren).

Voorkom ergernis

Heeft u al eens problemen gehad met het aanbieden van een opdracht aan dienstverleners omdat ze belangrijke documenten niet hadden aangeleverd?
Met deze functie heeft u het bewijs, want documenten kunnen vóór het vergeven van de opdracht worden gecontroleerd.

Zo werkt het controleren en als bijlage toevoegen:

Stap 1: documenten van de opdrachtnemer controleren

Klik in de betreffende transportopdracht op de knop 'Documenten controleren'. Vervolgens verschijnt een lijst van alle documenten uit het bedrijfsprofiel van de opdrachtnemer.

Als door de opdrachtnemer geen documenten zijn opgeslagen, is de functie gedeactiveerd:

Stap 2: relevante documenten downloaden

Klik op de naam of op het vergrootglas om een voorbeeld van het document te openen. Onder het voorbeeld bevindt zich de knop 'Downloaden' om documenten te kunnen downloaden:

Stap 3: belangrijke documenten samenstellen

U kunt nu in het dialoogvenster meerdere documenten selecteren om ze in de opdrachtmap op te slaan:

Een goed overzicht van uw transportopdracht behouden

De geselecteerde documenten zijn nu in het tabblad 'Documenten' te vinden. Zo kunt u alle relevante informatie van de transportopdracht op één plek centraal opslaan. Zo wordt ervoor gezorgd dat u als opdrachtgever steeds weet welke documenten tijdens het aanbieden van de opdracht beschikbaar zijn gesteld:

Voordelen voor u als u documenten van de opdrachtnemer controleert en als bijlage aan een opdracht toevoegt:

• U kunt alle documenten van een transportopdracht onherroepelijk archiveren en op een centrale plek opslaan;
• U hoeft geen discussie meer te voeren of een opdracht is aangeboden of niet omdat de documenten daar een bewijs van zijn

Meer over het onderwerp:

Documenten aan een lopende transportopdracht toevoegen en aanbieden
Smart app Transportopdrachten