Documenten aan een lopende transportopdracht toevoegen en vrijgeven

In de smart app Transportopdrachten kunt u documenten toevoegen aan een lopende transportopdracht. Zo heeft u alle relevante informatie over het transport centraal op één plek. Zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers kunnen in het tabblad 'Documenten' bestanden uploaden en opslaan nadat de transportopdracht is verstuurd. Daarbij kunt u zelf bepalen of u de documenten alleen intern wilt zien of u ze ook voor uw zakenpartners wilt vrijgeven.
Voorbeelden van deze documenten zijn leveringsbonnen, foto's van beschadigingen of facturen.

Zekerheid in plaats van discussie

Heeft u al eens discussies gehad vanwege betalingen omdat documenten (zoals facturen) niet ter beschikking waren gesteld?
Met deze functie heeft u bewijs voor beide partijen omdat met de geüploade documenten kan worden aangetoond welke documenten beschikbaar waren en welke niet.

Zo voegt u documenten aan een lopende opdracht toe:

In de smart app Transportopdrachten vindt u in de transportopdracht het tabblad Documenten.

Stap 1: contractdocumenten toevoegen of uploaden

Bovenaan kunnen nieuwe documenten direct vanuit het bestandssysteem met slepen en neerzetten of via de knop 'Bestanden uploaden' worden geüpload. Onder deze functie is een lijst van eigen documenten te vinden.

In het gedeelte 'Documenten van uw opdrachtnemer' (bij een opdrachtgever) of 'Documenten van uw opdrachtgever' (bij een opdrachtnemer) zijn de contractdocumenten te vinden die door de andere partij zijn vrijgegeven.

Stap 2: contractdocumenten een naam geven, toewijzen en vrijgeven

Bij het uploaden verschijnt een dialoogvenster waarin de bestandsnaam, een toewijzing en een categorie voor dit bestand moeten worden aangegeven. De gebruiker kan verder via een selectievakje het document voor de andere partij vrijgeven.

Aan de documenten kunnen verder bij 'Toewijzing' aparte zendingen worden toegewezen.

Stap 3: contractdocumenten bewerken en vrijgeven

Als een bestand is geüpload, verschijnt het in de lijst. Hier kan het bestand worden vrijgegeven, zodat de zakenpartner het ook kan zien, of worden gewist. Zolang een bestand nog niet is vrijgegeven, kan het documenttype via de vervolgkeuzelijst worden gewijzigd:

Bij documenten die aan de andere contractuele partij zijn vrijgegeven, staat een 'oog'-pictogram. Als een document is vrijgegeven, kan het via 'Vrijgave beëindigen' weer worden ingetrokken:

Nadat een document is vrijgegeven, verschijnt een bevestiging en de zakenpartner krijgt hier in het systeem een notificatie van.

Als de vrijgave van een document weer wordt ingetrokken, blijft de beschrijving van het document zichtbaar voor de betreffende zakenpartner, maar hij kan het bestand niet meer openen:

Voordelen voor u door het toevoegen en vrijgeven van documenten voor de lopende opdracht:

U archiveert documenten van de opdracht digitaal en daarmee papierloos.
U handelt het verwerken van bonnen, facturen, creditnota's enzovoort sneller en efficiënter af.
U versnelt daarmee de betaling.
U heeft meer transparantie omdat documenten kunnen worden gedeeld.