In de smart app Transportopdrachten kunt u documenten toevoegen aan een lopende transportopdracht. Zo heeft u alle relevante informatie over het transport centraal op één plek. Zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers kunnen in het tabblad 'Documenten' bestanden uploaden en opslaan nadat de transportopdracht is verstuurd. Daarbij kunt u zelf bepalen of u de documenten alleen intern wilt zien of u ze ook voor uw zakenpartners wilt vrijgeven.
Voorbeelden van deze documenten zijn leveringsbonnen, foto's van beschadigingen of facturen.
Heeft u al eens discussies gehad vanwege betalingen omdat documenten (zoals facturen) niet ter beschikking waren gesteld?
Met deze functie heeft u bewijs voor beide partijen omdat met de geüploade documenten kan worden aangetoond welke documenten beschikbaar waren en welke niet.
In de smart app Transportopdrachten vindt u in de transportopdracht het tabblad Documenten.
Bovenaan kunnen nieuwe documenten direct vanuit het bestandssysteem met slepen en neerzetten of via de knop 'Bestanden uploaden' worden geüpload. Onder deze functie is een lijst van eigen documenten te vinden.
In het gedeelte 'Documenten van uw opdrachtnemer' (bij een opdrachtgever) of 'Documenten van uw opdrachtgever' (bij een opdrachtnemer) zijn de contractdocumenten te vinden die door de andere partij zijn vrijgegeven.
Bij het uploaden verschijnt een dialoogvenster waarin de bestandsnaam, een toewijzing en een categorie voor dit bestand moeten worden aangegeven. De gebruiker kan verder via een selectievakje het document voor de andere partij vrijgeven.
Aan de documenten kunnen verder bij 'Toewijzing' aparte zendingen worden toegewezen.
Als een bestand is geüpload, verschijnt het in de lijst. Hier kan het bestand worden vrijgegeven, zodat de zakenpartner het ook kan zien, of worden gewist. Zolang een bestand nog niet is vrijgegeven, kan het documenttype via de vervolgkeuzelijst worden gewijzigd:
Bij documenten die aan de andere contractuele partij zijn vrijgegeven, staat een 'oog'-pictogram. Als een document is vrijgegeven, kan het via 'Vrijgave beëindigen' weer worden ingetrokken:
Nadat een document is vrijgegeven, verschijnt een bevestiging en de zakenpartner krijgt hier in het systeem een notificatie van.
Als de vrijgave van een document weer wordt ingetrokken, blijft de beschrijving van het document zichtbaar voor de betreffende zakenpartner, maar hij kan het bestand niet meer openen:
Documenten van de opdrachtnemer controleren en als bijlage aan de opdracht toevoegen
Smart app Transportopdrachten
U kunt contact opnemen met onze experts van maandag tot en met vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur op het volgende telefoonnummer:
Geef a.u.b. bij het begin van het gesprek uw klantennummer aan.
Wij verheugen ons op uw telefoontje!