Aggiungi e condividi documenti a un ordine di trasporto in corso

Nella Smart App Ordini di trasporto hai la possibilità di aggiungere documenti a un ordine di trasporto in corso. In questo modo avrai a disposizione tutte le informazioni principali relative a un ordine di trasporto, in modo centralizzato. Sia da committente che da trasportatore hai la possibilità di caricare e salvare i file nella scheda "Documenti", dopo l'invio dell'ordine di trasporto. Potrai decidere se condividere i documenti con i tuoi parter commerciali oppure se essere l'unico a visualizzarli.
Tra questi documenti rientrano, per esempio, bolle di consegna, foto dei danni da sinistri stradali oppure documenti di fatturazione.

Conferma garantita

Hai già avuto inconvenienti a causa di pagamenti, perché mancavano documenti (per es.fatture) rilevanti?
Tramite questa funzione, entrambe le parti avranno una conferma, poiché potranno visualizzare se, quando e quali documenti sono stati caricati.

Come aggiungere documenti a un ordine di trasporto in corso

Nella Smart App Ordini di trasporto , all'interno dell'ordine di trasporto, trovi la scheda "Documenti".

Fase 1 Aggiungi o carica documenti contrattuali

In alto alla pagina è possibile salvare nuovi documenti direttamente dal file system, tramite drag and drop, oppure caricarli, cliccando su "Carica documenti". Qui trovi una lista dei tuoi documenti.

Nella sezione "Documenti del fornitore di servizi" (se sei un committente) e "Documenti del committente" (se sei un fornitore di servizi) è possibile visualizzare i documenti contrattuali che sono stati condivisi con l'altra parte.

Fase 2 Nomina, assegna e condividi documenti contrattuali

Una volta caricato un documento, si apre una finestra di dialogo in cui dovrai inserire il nome del file, la cartella di assegnazione e la categoria. Inoltre, contrassegnando l'apposita casella, l'utente avrà la possibilità di condividere il documento con l'altra parte contrattuale.

Cliccando su "Assegna", hai anche la possibilità di assegnare i documenti a singole spedizioni.

Fase 3 Modifica e condividi documenti contrattuali

Una volta caricato, il documento appare nella lista. A questo punto, è possibile condividerlo con il partner commerciale oppure cancellarlo. Se il file non è stato ancora condiviso, è possibile modificare il tipo di documento tramite il menù a tendina.

I documenti che sono stati condivisi con l'altra parte contrattuale sono contrassegnati con un'icona a forma di occhio. Se un documento è stato condiviso, è possibile interrompere la condivisione, cliccando su "Interrompi condivisione".

Una volta condiviso un documento, compare il simbolo di conferma e il partner commerciale riceve una notifica nel sistema.

Nel caso in cui sia stata terminata la condivisione di un documento, la descrizione del documento continuerà a essere visibile al partner commerciale, il quale, però, non potrà più visualizzare il documento.

Aggiunta di documenti a un ordine in corso e condivisione. Quali sono i vantaggi?

Archiviazione digitale dei documenti relativi all'ordine
Gestione più rapida ed efficiente dei documenti, come bolle, fatture e note di accredito
Pagamenti più rapidi
Maggiore trasparenza grazie alla condivisione dei documenti