Aggiungi e condividi documenti a un ordine di trasporto in corso

Nella Smart App Ordini di trasporto hai la possibilità di aggiungere documenti a un ordine di trasporto in corso. In questo modo avrai a disposizione tutte le informazioni principali relative a un ordine di trasporto, in modo centralizzato. Sia da committente che da trasportatore hai la possibilità di caricare e salvare i file nella scheda "Documenti", dopo l'invio dell'ordine di trasporto. Potrai decidere se condividere i documenti con i tuoi parter commerciali oppure se essere l'unico a visualizzarli.
Tra questi documenti rientrano, per esempio, bolle di consegna, foto dei danni da sinistri stradali oppure documenti di fatturazione.

Conferma garantita

Hai già avuto inconvenienti a causa di pagamenti, perché mancavano documenti (per es.fatture) rilevanti?
Tramite questa funzione, entrambe le parti avranno una conferma, poiché potranno visualizzare se, quando e quali documenti sono stati caricati.

Come aggiungere documenti a un ordine di trasporto in corso

Nella Smart App Ordini di trasporto , all'interno dell'ordine di trasporto, trovi la scheda "Documenti".

Smart App Ordini di trasporto: nuova scheda "Documenti" nell'ordine

Fase 1 Aggiungi o carica documenti contrattuali

In alto alla pagina è possibile salvare nuovi documenti direttamente dal file system, tramite drag and drop, oppure caricarli, cliccando su "Carica documenti". Qui trovi una lista dei tuoi documenti.

Smart App Ordini di trasporto: carica documenti per l'ordine di trasporto

Nella sezione "Documenti del fornitore di servizi" (se sei un committente) e "Documenti del committente" (se sei un fornitore di servizi) è possibile visualizzare i documenti contrattuali che sono stati condivisi con l'altra parte.

Smart App Ordini di trasporto: lista dei documenti caricati

Fase 2 Nomina, assegna e condividi documenti contrattuali

Una volta caricato un documento, si apre una finestra di dialogo in cui dovrai inserire il nome del file, la cartella di assegnazione e la categoria. Inoltre, contrassegnando l'apposita casella, l'utente avrà la possibilità di condividere il documento con l'altra parte contrattuale.

Smart App Ordini di trasporto: nomina i documenti contrattuali

Cliccando su "Assegna", hai anche la possibilità di assegnare i documenti a singole spedizioni.

Smart App Ordini di trasporto: assegna i documenti contrattuali a una spedizione

Smart App Ordini di trasporto: assegna i documenti contrattuali a una categoria

Fase 3 Modifica e condividi documenti contrattuali

Una volta caricato, il documento appare nella lista. A questo punto, è possibile condividerlo con il partner commerciale oppure cancellarlo. Se il file non è stato ancora condiviso, è possibile modificare il tipo di documento tramite il menù a tendina.

Smart App Ordini di trasporto: condividi i documenti contrattuali o modifica il tipo di file

I documenti che sono stati condivisi con l'altra parte contrattuale sono contrassegnati con un'icona a forma di occhio. Se un documento è stato condiviso, è possibile interrompere la condivisione, cliccando su "Interrompi condivisione".

Smart App Ordini di trasporto - documenti contrattuali: visualizza e modifica lo stato di condivisione

Una volta condiviso un documento, compare il simbolo di conferma e il partner commerciale riceve una notifica nel sistema.

Smart App Ordini di trasporto - documenti contrattuali: notifica per il partner commerciale

Nel caso in cui sia stata terminata la condivisione di un documento, la descrizione del documento continuerà a essere visibile al partner commerciale, il quale, però, non potrà più visualizzare il documento.

Smart App Ordini di trasporto - documenti contrattuali: descrizione visibile anche al termine della condivisione

Aggiunta di documenti a un ordine in corso e condivisione. Quali sono i vantaggi?

  • Archiviazione digitale dei documenti relativi all'ordine
  • Gestione più rapida ed efficiente dei documenti, come bolle, fatture e note di accredito
  • Pagamenti più rapidi
  • Maggiore trasparenza grazie alla condivisione dei documenti

Per maggiori informazioni

Verifica i documenti del trasportatore e allegali all'ordine
Smart App Ordini di trasporto

indietro

Non è ancora cliente?
Provi TIMOCOM fino a 4 settimane gratis e senza impegno!

Vada alla registrazione

Domande? La ascoltiamo!

Può raggiungere i nostri esperti, dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 17:00 al numero:

+49 211 88 26 88 26

Per favore, comunichi il Suo TIMOCOM ID all'inizio della conversazione.
Saremo lieti di poterLa aiutare.