Dokumentumok folyamatban lévő fuvarmegbízásokhoz csatolása és megosztása

A Smart App-fuvarmegbízásokban dokumentumokat csatolhat folyamatban lévő fuvarmegbízásokhoz. Így a szállításra vonatkozó összes releváns információt egy központi helyen tarthatja. A fuvarmegbízás elküldése után megbízóként és vállalkozóként is lehetséges a „Dokumentok" fülön dokumentumokat feltölteni és elmenteni. Ön emellett eldöntheti, hogy a dokumentumokat csak saját maga szeretné látni, vagy azokat üzleti partnerei számára is elérhetővé teszi.
Példák ezekre a dokumentumokra: szállítási okmányok, fényképek a sérülésekről vagy számviteli bizonylatok.

Vita helyett bizonyíték

Bosszankodott már kifizetések miatt, mert a dokumentumok (számlák stb.) nem álltak rendelkezésére?
Ezzel a funkcióval mindkét fél számára adott a bizonyíték, mert a feltöltött dokumentumok igazolják, hogy mi, mikor történt, és mire nem került sor.

Így csatolhat dokumentumokat egy folyamatban lévé megbízáshoz:

A Smart App-fuvarmegbízásokban a Fuvarmegbízás menüpontban található a Dokumentumok fül.

1. lépés: Szerződéses dokumentumok hozzáadása vagy feltöltése

A felső részen a dokumentumokat közvetlenül a fájlrendszerből behúzhatja, vagy a „Dokumentumok feltöltése" gomb segítségével feltöltheti. Ez alatt a funkció alatt lesznek kilistázva a saját dokumentumai.

A „Vállalkozó dokumentumai" szegmensben (megbízó esetén), ill. a „Megbízó dokumentumai" szegmensben (vállalkozó esetén) a szerződéses dokumentumokat a másik fél számára is elérhetővé teheti.

2. lépés: Szerződés dokumentumok megnevezése, hozzárendelése és megosztása

Feltöltéskor megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben meg kell adnia a fájl nevét, hozzárendelését és kategóriáját. A felhasználónak ezenkívül lehetősége van egy jelölőnégyzeten keresztül a dokumentumot a másik féllel megosztani.

A dokumentumokat a „Hozzárendelés” lehetőséggel hozzáadhatja az egyes fuvarokhoz

3. lépés: Szerződés dokumentumok szerkesztése és megosztása

Ha egy fájlt feltöltött, az megjelenik a listában. Itt tudja az üzleti partner számára láthatóvá tenni vagy törölni. Amíg egy fájlt nem osztott meg, a dokumentum típusát a legördülő menün keresztül módosíthatja.

A másik féllel megosztott dokumentumokat egy „szem" ikon különbözteti meg. Egy megosztott dokumentumnál a „Megosztás megszüntetése” lehetőséggel lehet megszüntetni a fájl elérhetőségét:

Egy dokumentum megosztását követően megjelenik egy megerősítés, és az üzleti partner értesítést kap a rendszeren keresztül.

Ha egy dokumentum megosztott státuszát megszüntetik, a dokumentum leírása továbbra is látható az adott üzleti partner számára, de a dokumentum többé nem hívható le:

A folyamatban lévő dokumentumok hozzáadásából és megosztásából származó előnyök az Ön számára:

• Digitálisan, így papírmentesen archiválhatja a megbízásokkal kapcsolatos dokumentumokat
• Gyorsabban és hatékonyabban dolgozhatja fel a bizonylatokat, számlákat, jóváírásokat, stb.
• Ezáltal felgyorsítja a fizetési folyamatot
• Nagyobb átláthatóságot kap, mert a dokumentumok megoszthatók

A témához kapcsolódó további információk

A vállalkozó dokumentumainak ellenőrzése és megbízáshoz csatolása
Smart App-fuvarmegbízások