Dodavanje i odobravanje dokumenata uz tekući transportni nalog

U aplikaciji Smart App Transportni nalozi možete dodati dokumente tekućem transportnom nalogu. Tako sve relevantne informacije o transportu imate na jednom središnjem mjestu. Kao nalogodavac i kao nalogoprimac možete pod karticom „Dokumenti” prenijeti i pohraniti datoteke nakon što je transportni nalog poslan. Pritom sami možete odlučiti hoćete li samo vi interno vidjeti dokumente ili ih želite odobriti i za vašeg poslovnog partnera.
Primjeri za te dokumente su dokazi za isporuku, fotografije oštećenja ili također dokumenti vezani uz račun.

Osiguranje umjesto svađe

Već ste se ljutili zbog plaćanja jer dokumenti (računi itd.) nisu bili predočeni?
Pomoću ove funkcije postoji dokaz za obje stranke budući da prenesni dokumenti dokazuju kad je što bilo predočeno, a što nije.

Ovako možete dodati dokumente tekućem nalogu:

U aplikaciji Smart App Transportni nalozi u transportnom nalogu pronađite karticu Dokumenti.

Korak 1: dodavanje ili prijenos ugovornih dokumenata

U gornjem dijelu novi dokumenti mogu se povlačenjem i ispuštanjem pohraniti izravno iz sustava datoteke ili prenijeti pomoću gumba „Prijenos datoteka”. Ispod te funkcije popisani su vlastiti dokumenti.

U segmentu „Dokumenti vašeg nalogoprimca” (u prikazu za nalogodavca) odnosno „Dokumenti vašeg nalogodavca” (u prikazu za nalogoprimca) prikazuju se ugovorni dokumenti koje je odobrila druga stranka.

Korak 2: imenovanje, svrstavanje i odobravanje ugovornih dokumenata

Pri prijenosu pojavljuje se dijaloški okvir u kojem je potrebno navesti naziv datoteke, svrstavanje i kategoriju za tu datoteku. Korisnik uz to ima mogućnost odobravanja tog dokumenta za drugu stranku preko kontrolnog okvira.

Dokumente dodatno možete pod „Svrstavanje” dodijeliti pojedinačnim pošiljkama.

Korak 3: obrađivanje i odobravanje ugovornih dokumenata

Ako je datoteka prenesena, pojavljuje se na popisu. Ovdje ju je moguće odobriti, tako da je poslovni partner također može vidjeti, ili obrisati. Dok datoteka još nije odobrena, tip dokumenta može se promijeniti preko padajućeg okvira:

Dokumenti koji su odobreni za drugu ugovornu stranku označeni su ikonom „oka”. Ako je dokument odobren, odobrenje se preko „Završavanje odobrenja” može ponovno opozvati:

Nakon što je dokument odobren, pojavljuje se potvrda i poslovni partner je obaviješten pomoću obavijesti u sustavu.

Ako je odobrenje dokumenta ponovno opozvano, kod dotičnog poslovnog partnera prisutan je opis dokumenta kao i prije, ali ipak se više ne može pozvati:

Vaše prednosti zahvaljujući dodavanju i odobravanju dokumenata uz tekući nalog:

digitalno i time bez papira arhivirate dokumente vezane uz nalog
brže i učinkovitije procesuirate obradu dokaza, računa, potvrda o upisu priljeva itd.
tako ubrzavate tijek plaćanja
imate više transparentnosti jer se dokumenti mogu dijeliti