Dodavanje i odobravanje dokumenata uz tekući transportni nalog

U aplikaciji Smart App Transportni nalozi možete dodati dokumente tekućem transportnom nalogu. Tako sve relevantne informacije o transportu imate na jednom središnjem mjestu. Kao nalogodavac i kao nalogoprimac možete pod karticom „Dokumenti” prenijeti i pohraniti datoteke nakon što je transportni nalog poslan. Pritom sami možete odlučiti hoćete li samo vi interno vidjeti dokumente ili ih želite odobriti i za vašeg poslovnog partnera.
Primjeri za te dokumente su dokazi za isporuku, fotografije oštećenja ili također dokumenti vezani uz račun.

Osiguranje umjesto svađe

Već ste se ljutili zbog plaćanja jer dokumenti (računi itd.) nisu bili predočeni?
Pomoću ove funkcije postoji dokaz za obje stranke budući da prenesni dokumenti dokazuju kad je što bilo predočeno, a što nije.

Ovako možete dodati dokumente tekućem nalogu:

U aplikaciji Smart App Transportni nalozi u transportnom nalogu pronađite karticu Dokumenti.

Aplikacija Smart App Transportni nalozi nova kartica Dokumenti u nalogu

Korak 1: dodavanje ili prijenos ugovornih dokumenata

U gornjem dijelu novi dokumenti mogu se povlačenjem i ispuštanjem pohraniti izravno iz sustava datoteke ili prenijeti pomoću gumba „Prijenos datoteka”. Ispod te funkcije popisani su vlastiti dokumenti.

Aplikacija Smart App Transportni nalozi prijenos dokumenata za nalog

U segmentu „Dokumenti vašeg nalogoprimca” (u prikazu za nalogodavca) odnosno „Dokumenti vašeg nalogodavca” (u prikazu za nalogoprimca) prikazuju se ugovorni dokumenti koje je odobrila druga stranka.

Aplikacija Smart App Transportni nalozi popisani preneseni ugovorni dokumenti

Korak 2: imenovanje, svrstavanje i odobravanje ugovornih dokumenata

Pri prijenosu pojavljuje se dijaloški okvir u kojem je potrebno navesti naziv datoteke, svrstavanje i kategoriju za tu datoteku. Korisnik uz to ima mogućnost odobravanja tog dokumenta za drugu stranku preko kontrolnog okvira.

Aplikacija Smart App Transportni nalozi imenovanje ugovornih dokumenata

Dokumente dodatno možete pod „Svrstavanje” dodijeliti pojedinačnim pošiljkama.

Aplikacija Smart App Transportni nalozi dodjeljivanje ugovornih dokumenata pošiljkama

Aplikacija Smart App Transportni nalozi dodjeljivanje ugovornih dokumenata kategoriji

Korak 3: obrađivanje i odobravanje ugovornih dokumenata

Ako je datoteka prenesena, pojavljuje se na popisu. Ovdje ju je moguće odobriti, tako da je poslovni partner također može vidjeti, ili obrisati. Dok datoteka još nije odobrena, tip dokumenta može se promijeniti preko padajućeg okvira:

Aplikacija Smart App Transportni nalozi odobravanje ugovornih dokumenata ili izmjena tipa

Dokumenti koji su odobreni za drugu ugovornu stranku označeni su ikonom „oka”. Ako je dokument odobren, odobrenje se preko „Završavanje odobrenja” može ponovno opozvati:

Aplikacija Smart App Transportni nalozi ugovorni dokumenti vidjeti i izmijeniti status odobrenja

Nakon što je dokument odobren, pojavljuje se potvrda i poslovni partner je obaviješten pomoću obavijesti u sustavu.

Aplikacija Smart App Transportni nalozi ugovorni dokumenti obavijest za poslovnog partnera

Ako je odobrenje dokumenta ponovno opozvano, kod dotičnog poslovnog partnera prisutan je opis dokumenta kao i prije, ali ipak se više ne može pozvati:

Aplikacija Smart App Transportni nalozi ugovorni dokumenti samo opis nakon završetka odobrenja

Vaše prednosti zahvaljujući dodavanju i odobravanju dokumenata uz tekući nalog:

  • digitalno i time bez papira arhivirate dokumente vezane uz nalog
  • brže i učinkovitije procesuirate obradu dokaza, računa, potvrda o upisu priljeva itd.
  • tako ubrzavate tijek plaćanja
  • imate više transparentnosti jer se dokumenti mogu dijeliti

Više o temi

Provjera dokumenata nalogoprimca i njihovo prilaganje nalogu
Aplikacija Smart App Transportni nalozi

nazad

Još niste korisnik?
Testirajte TIMOCOM do 4 tjedna besplatno i neobavezno!

Na registriranje

Imate li pitanja? Pitajte!

Našim stručnjacima možete se obratiti od ponedjeljka do četvrtka od 08:00 do 18:00, petkom od 08:00 do 17:00 na sljedećem telefonskom broju.

+49 211 88 26 88 26

Molimo vas da na početku razgovora navedete vaš TIMOCOM ID.
Radujemo se Vašem pozivu!