Vérifier les documents du preneur d’ordre et les joindre à l’ordre

Pour que vous puissiez déposer, en tant que donneur d’ordre, tous les documents liés à votre ordre de transport à un seul emplacement, nous avons créé la fonction « Vérifier les documents ». Cette fonction vous permet d’afficher les documents de votre preneur d’ordre, de sélectionner des documents pertinents et de les déposer directement dans l’ordre de transport en cliquant sur l’onglet « Documents ». Ces documents servent uniquement à la tenue de vos propres dossiers et ne peuvent pas être partagés avec le donneur d’ordre. En tant que donneur d’ordre, vous savez toujours quels documents le preneur d’ordre a mis à disposition dans le système à la date de la mission. (p. ex. des attestations d’assurance, etc.)

Évitez les soucis inutiles

Vous avez déjà rencontré des problèmes lors de la désignation de prestataires en raison de l’absence de documents importants ?
Cette fonction vous permet d’obtenir une preuve car les documents peuvent être vérifiés avant la mission.

Voici comment vérifier et joindre des documents :

Étape 1 : Vérifier les documents du preneur d’ordre

Dans l’ordre de transport correspondant, cliquez sur le bouton « Vérifier les documents ». Ensuite, tous les documents présents dans le profil d’entreprise du preneur d’ordre sont listés.

Vérifier les documents du preneur d’ordre dans la Smart App « Ordres de transport »

Si aucun document n’a été déposé par le preneur d’ordre, ce bouton est désactivé :

Bouton « Vérifier les documents » désactivé dans la Smart App « Ordres de transport » si aucun document déposé

Étape 2 : Télécharger des documents pertinents

Lorsque vous cliquez sur le nom ou sur la loupe, le document s’ouvre dans un aperçu. Sous l’aperçu se trouve un bouton « Télécharger » qui vous permet de télécharger le document :

Aperçu et téléchargement d’un document dans la Smart App « Ordres de transport »

Étape 3 : Rassembler des documents importants

Vous pouvez maintenant sélectionner plusieurs documents dans la boîte de dialogue pour les déposer dans le dossier de l’ordre :

Sélectionner et déposer plusieurs documents dans la Smart App « Ordres de transport »

Garder le contrôle de votre ordre de transport

Vous retrouverez tous les documents sélectionnés dans l’onglet « Documents », de cette façon, toutes les informations pertinentes sur l’ordre de transport sont déposées à un seul emplacement centralisé. Vous êtes ainsi assuré, en tant que donneur d’ordre, de toujours savoir quels documents vous avez fournis à la date de la mission :

Voir les documents fournis à la date de la mission dans la Smart App « Ordres de transport »

Les avantages dont vous bénéficiez lorsque vous vérifiez les documents du preneur d’ordre et les joignez à l’ordre :

  • Vous pouvez archiver tous les documents sur un ordre de transport de façon immuable et les enregistrer dans un emplacement centralisé
  • Vous n’avez plus à vous soucier de savoir si une mission a été confiée ou non car la présence des documents en est la preuve

Pour en savoir plus :

Ajouter et partager des documents sur l’ordre de transport en cours
Smart App « Ordres de transport »

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