Ajouter et partager des documents concernant l’ordre de transport en cours

Vous pouvez ajouter des documents à un ordre de transport en cours via la Smart App « Ordres de transport ». Toutes les informations relatives au transport sont ainsi regroupées à un emplacement centralisé. En tant que donneur et preneur d’ordre, il vous est possible de télécharger et de déposer des fichiers sous l’onglet « Documents » une fois l’ordre de transport envoyé. Ainsi, vous pouvez choisir de limiter l’accès aux documents aux personnes internes à votre entreprise ou de les rendre également accessibles à vos partenaires commerciaux.
Ces documents peuvent notamment être : des bons de livraison, des photos de dommages ou des documents de facturation.

Une garantie et la fin des conflits

Vous avez déjà eu à faire face à des problèmes de paiement en raison de l’absence de certains documents (factures, etc.) ?
Grâce à cette fonction, les deux parties disposent d'un bon moyen pour documenter leur démarche, car les documents téléchargés sont une preuve de ce qui a été produit et à quelle date.

Voici comment ajouter des documents à un ordre en cours d’exécution :

Dans la Smart App « Ordres de transport », vous trouverez dans l’ordre de transport, l’onglet « Documents ».

Dans la Smart App « Ordres de transport », nouvel onglet « Documents » dans l’ordre de transport correspondant

Étape 1 : Ajouter ou télécharger des documents contractuels

Dans la partie supérieure de l’écran, vous pouvez déposer de nouveaux documents directement extraits du système de fichiers, en utilisant la fonction drag & drop (glisser-déposer) ou les télécharger en cliquant sur le bouton « Télécharger des fichiers ». Vos documents personnels sont listés sous cette fonction.

Télécharger des documents pour un ordre de transport dans la Smart App « Ordres de transport »

Dans la section « Documents de votre preneur d’ordre » (sur l’écran d’un donneur d’ordre) ou « Documents de votre donneur d’ordre » (sur l’écran d’un preneur d’ordre) sont affichés les documents contractuels partagés par l’autre partie respective.

Documents contractuels téléchargés listés dans la Smart App « Ordres de transport »

Étape 2 : Identifier, associer et partager des documents contractuels

Lors du téléchargement, une boîte de dialogue apparaît dans laquelle le nom du fichier, une affectation ainsi qu’une catégorie doivent être indiqués pour le fichier en question. En outre, l’utilisateur a la possibilité de partager le document avec l’autre partie respective en cochant la case correspondante.

Donner un nom aux documents contractuels dans la Smart App « Ordres de transport »

Vous pouvez également associer des documents à certains envois sous « Affectation ».

Associer des documents contractuels à des envois dans la Smart App « Ordres de transport »

Affecter des documents contractuels à une catégorie dans la Smart App « Ordres de transport »

Étape 3 : Modifier et partager des documents contractuels

Lorsqu’un fichier est téléchargé, il s’affiche dans la liste. Il peut alors être partagé pour que le partenaire commercial puisse également le voir, ou être supprimé. Tant qu’un fichier n’est pas partagé, le type de document peut être modifié via la liste déroulante :

Partager des documents contractuels ou modifier leur extension dans la Smart App « Ordres de transport »

Les documents partagés avec l’autre partie contractante sont signalés par un « œil ». Si un fichier n'est pas partagé, le partage peut être annulé en cliquant sur « Arrêter le partage » :

Consulter et modifier le statut de partage des documents contractuels dans la Smart App « Ordres de transport »

Après le partage d’un document, une confirmation s’affiche et le partenaire commercial est informé via une notification dans le système.

Notification de partage des documents contractuels envoyée au partenaire commercial dans la Smart App « Ordres de transport »

Lorsque le partage d’un document est annulé, une description du document demeure accessible au partenaire commercial concerné, mais il ne peut plus accéder au document :

Seule la description des documents contractuels est visible après annulation du partage dans la Smart App « Ordres de transport »

Les avantages dont vous bénéficiez grâce à l’ajout et au partage de documents sur l’ordre en cours :

  • Vous archivez des documents concernant l’ordre de manière numérique et donc sans papier
  • Vous traitez plus rapidement et plus efficacement les justificatifs, factures, avoirs, etc.
  • Vous accélérez le flux des paiements
  • Vous renforcez votre transparence grâce au partage de documents

Pour en savoir plus

Vérifier les documents du preneur d’ordre et les joindre à l’ordre
Smart App « Ordres de transport »

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