Agregar documentos a una orden de carga en curso y autorizar su visualización

En la Smart App de Órdenes de carga, podrás agregar documentos a órdenes de carga en curso para recopilar de forma centralizada toda la información relevante para la carga en cuestión. Tanto si eres comprador como vendedor de servicios, podrás ahora cargar archivos bajo la pestaña «Documentos» y guardarlos después de que la orden de carga ya haya sido enviada. Puedes decidir además si deseas visualizar los documentos solo internamente o si autorizas a tus socios comerciales a visualizarlos.
Algunos ejemplos de documentos podrían ser comprobantes de entrega, fotos de daños o también documentos de facturación.

Documentación que evita discrepancias

¿Ya has tenido discrepancias en temas de pagos por falta de presentación de documentos (facturas, etc.)?
Con esta función, ambas partes disponen de una buena documentación del proceso, puesto que los documentos cargados son una prueba de qué se ha presentado y cuándo.

Cómo agregar documentos a una orden de carga en curso:

En la Smart App de Órdenes de carga, encontrarás la pestaña de Documentos dentro de la orden.

Smart App de Órdenes de carga: nueva pestaña de «Documentos»

Primer paso: Agregar o cargar documentos contractuales

En la sección de arriba pueden agregarse nuevos documentos directamente desde el sistema de archivos mediante la función de Arrastrar y soltar o usando el botón de «Cargar archivos». Bajo esta función aparecerá una lista con los documentos propios.

Smart App de Órdenes de carga: cargar documentos en la orden

En el segmento «Documentos de tu vendedor de servicios» (en la vista del comprador de servicios) o «Documentos de tu comprador de servicios» (en la vista del vendedor de servicios), se mostrarán los documentos contractuales cuya visualización haya sido autorizada por las respectivas partes.

Smart App de Órdenes de carga: lista de documentos contractuales cargados

Segundo paso: Asignar nombre a documentos contractuales, clasificarlos y autorizar su visualización

Al realizar la carga aparece una ventana de diálogo en la que deben indicarse el nombre de archivo, su clasificación y una categoría. Además, el usuario tiene la posibilidad de autorizar la visualización del archivo a la otra parte seleccionado la casilla correspondiente.

Smart App de Órdenes de carga: asignar nombre a documentos contractuales

Además, podrás asignar los documentos a envíos individuales bajo «Clasificación».

Smart App de Órdenes de carga: asignar documentos contractuales a un envío

Smart App de Órdenes de carga: asignar documentos contractuales a una categoría

Tercer paso: Editar documentos contractuales y autorizar su visualización

Si el archivo está cargado, aparecerá en la lista. En tal caso puedes borrarlo o autorizar su visualización a tu socio comercial. Mientras no se haya autorizado su visualización, el tipo de documento puede modificarse en la casilla desplegable:

Smart App de Órdenes de carga: autorizar visualización de documentos contractuales o modificar tipo de documento

Los documentos cuya visualización ya ha sido autorizada a la otra parte aparecen marcados con el icono de un «ojo». Cuando se ha autorizado la visualización de un documento, puede retirarse dicha autorización seleccionando «Finalizar autorización»:

Smart App de Órdenes de carga: visualizar y modificar el estado de autorización de los documentos contractuales

Una vez autorizada la visualización de un documento, aparece una confirmación y se procede a notificar al socio contractual a través del sistema.

Smart App de Órdenes de carga: notificación al socio comercial sobre documentos contractuales

Si la autorización para la visualización de un documento se retira, el socio comercial seguirá teniendo acceso a la descripción del documento, pero no podrá visualizarlo:

Smart App de Órdenes de carga: al finalizar la autorización solo es visible la descripción de los documentos contractuales

Tus ventajas al agregar documentos a una orden de carga en curso y autorizar su visualización:

  • Archivo de documentos contractuales de forma digital, sin uso de papel
  • Tramitación más rápida y eficiente de comprobantes, facturas, notas de crédito, etc.
  • Agilización del flujo de pago
  • Mayor transparencia gracias a la posibilidad de compartir documentos

Más información sobre el tema

Comprobar los documentos del vendedor de servicios y adjuntarlos a una orden
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