Dokumente zum laufenden Transportauftrag hinzufügen und freigeben

In der Smart App Transportaufträge können Sie zu einem laufenden Transportauftrag Dokumente hinzufügen. So haben Sie alle relevanten Informationen zu dem Transport zentral an einem Ort. Als Auftraggeber wie auch als Auftragnehmer ist es möglich, unter dem Tabreiter "Dokumente" Dateien hochzuladen und abzulegen, nachdem der Transportauftrag verschickt wurde. Dabei können Sie selbst entscheiden, ob nur Sie die Dokumente intern sehen oder ob sie diese auch für Ihren Geschäftspartner freigeben wollen.
Beispiele für diese Dokumente sind Lieferbelege, Fotos von Beschädigungen oder auch Rechnungsdokumente.

Absicherung statt Streit

Sie hatten schon Ärger wegen Zahlungen, weil Dokumente (Rechnungen usw.) nicht vorgelegen haben?
Mit dieser Funktion gibt es einen Nachweis für beide Parteien, da die hochgeladenen Dokumente belegen, was wann vorgelegen hat und was nicht.

So fügen Sie Dokumente zu einem laufenden Auftrag hinzu:

In der Smart App Transportaufträge finden Sie im Transportauftrag den Tabreiter Dokumente.

Smart App Transportaufträge neuer Tab Dokumente im Auftrag

Schritt 1: Vertragsdokumente zufügen oder hochladen

Im oberen Bereich können neue Dokumente per Drag&Drop direkt aus dem Dateisystem heraus abgelegt werden, oder über den Button "Dateien hochladen" hochgeladen werden. Unterhalb dieser Funktion werden eigene Dokumente aufgelistet.

Smart App Transportaufträge Dokumente für den Auftrag hochladen

Im Segment "Dokumente Ihres Auftragnehmers" (in der Ansicht eines Auftraggebers) bzw. "Dokumente Ihres Auftraggebers" (in der Ansicht eines Auftragnehmers) werden die Vertragsdokumente angezeigt, die die jeweils andere Partei freigegeben hat.

Smart App Transportaufträge hochgeladene Vertragsdokumente aufgelistet

Schritt 2: Vertragsdokumente benennen, zuordnen und freigeben

Beim Hochladen erscheint ein Dialog, in dem der Dateiname, eine Zuordnung sowie eine Kategorie zu dieser Datei angegeben werden müssen. Zusätzlich hat der Benutzer die Möglichkeit, über eine Checkbox das Dokument der jeweils anderen Partei freizugeben.

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente benennen

Den Dokumenten können Sie zusätzlich unter „Zuordnung“ einzelnen Sendungen zuweisen.

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente Sendungen zuweisen

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente Kategorie zuweisen

Schritt 3: Vertragsdokumente bearbeiten und freigeben

Ist eine Datei hochgeladen, erscheint sie in der Liste. Hier kann sie freigegeben, sodass der Geschäftspartner sie ebenfalls sehen kann, oder gelöscht werden. Solange eine Datei noch nicht freigegeben ist, kann der Dokumententyp über die Dropdownbox verändert werden:

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente freigeben oder Typ ändern

Dokumente, die der jeweils anderen Vertragspartei freigegeben wurden, sind mit einem "Auge"-Icon gekennzeichnet. Wenn ein Dokument freigegeben ist, kann über "Freigabe beenden" diese wieder entzogen werden:

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente Freigabestatus sehen und ändern

Nachdem ein Dokument freigegeben wurde, erscheint eine Bestätigung und der Geschäftspartner wird via Notification im System informiert.

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente Notificiation für Geschäftspartner

Wurde die Freigabe eines Dokuments wieder entzogen, ist eine Beschreibung des Dokuments bei dem jeweiligen Geschäftspartner nach wie vor vorhanden, kann jedoch nicht mehr aufgerufen werden:

Smart App Transportaufträge Vertragsdokumente nur Beschreibung nach Beenden der Freigabe

Ihre Vorteile durch das Hinzufügen und Freigeben von Dokumenten zum laufenden Auftrag:

  • Sie archivieren auftragsbezogene Dokumente digital und damit papierlos
  • Sie wickeln die Bearbeitung von Belegen, Rechnungen, Gutschriften usw. schneller und effizienter ab
  • Sie beschleunigen dadurch den Zahlungsfluss
  • Sie haben mehr Transparenz, weil Dokumente geteilt werden können

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