Dokumente des Auftragnehmers prüfen und an Auftrag hängen

Damit Sie als Auftraggeber alle relevanten Dokumente zu Ihrem Transportauftrag an einem Ort ablegen können, gibt es die Funktion "Dokumente prüfen". Hierüber können Sie sich die Dokumente Ihres Auftragnehmers anzeigen lassen, relevante Dokumente auswählen und sie per Klick unter dem Tabreiter "Dokumente" direkt am Transportauftrag ablegen. Diese Dokumente dienen Ihrer eigenen Protokollierung und können für den Auftragnehmer nicht freigegeben werden. Als Auftraggeber behalten Sie stets den Überblick, welche Dokumente der Auftragnehmer zum Zeitpunkt der Beauftragung im System bereitgestellt hatte. (z.B. Nachweise über Versicherungen usw.)

Sparen Sie sich Ärger

Sie hatten schon Probleme bei der Beauftragung von Dienstleistern, weil wichtige Dokumente nicht vorlagen?
Mit unserer Funktion haben Sie einen Nachweis, denn Dokumente können vor der Beauftragung überprüft werden.

So funktionieren Prüfen und Anhängen:

Schritt 1: Dokumente des Auftragnehmers prüfen

Sie klicken im entsprechenden Transportauftrag auf den Button „Dokumente prüfen“. Daraufhin werden alle Dokumente aus dem Unternehmensprofil des Auftragnehmers aufgelistet.

Smart App Transportaufträge Dokumente des Auftragnehmers prüfen

Wurden vom Auftragnehmer keine Dokumente hinterlegt, ist die Funktion deaktiviert:

Smart App Transportaufträge Dokumente prüfen nicht verfügbar, wenn keine hinterlegt

Schritt 2: Relevante Dokumente herunterladen

Über Klick auf den Namen oder auf die Lupe öffnet sich das Dokument in einer Vorschau. Unterhalb der Vorschau befindet sich ein Button "Herunterladen", über den Sie das Dokument herunterladen können:

Smart App Transportaufträge Dokument Vorschau und Herunterladen

Schritt 3: Wichtige Dokumente zusammenstellen

Sie können nun in dem Dialog mehrere Dokumente auswählen, um sie in der Auftragsmappe abzulegen:

Smart App Transportaufträge mehrere Dokumente auswählen und ablegen

Den Überblick über Ihren Transportauftrag behalten

Die ausgewählten Dokumente sind nun in dem Tabreiter "Dokumente" zu finden, womit alle relevanten Informationen des Transportauftrags an einer Stelle zentral abgelegt sind. So ist sichergestellt, dass Sie als Auftraggeber stets wissen, welche Dokumente zum Zeitpunkt der Beauftragung vorgelegen haben:

Smart App Transportaufträge Dokumente zum Zeitpunkt der Beauftragung sehen

Ihre Vorteile, wenn Sie Dokumente des Auftragnehmers prüfen und mit einem Auftrag verknüpfen:

  • Sie können alle Unterlagen zu einem Transportauftrag unabänderlich archivieren und an einem zentralen Ort speichern
  • Sie haben keine Streitigkeiten mehr darüber, ob eine Beauftragung erfolgt war oder nicht, da es durch das Vorliegen der Dokumente einen Nachweis gibt

 

Mehr zum Thema:

Dokumente zum laufenden Transportauftrag hinzufügen und freigeben
Smart App Transportaufträge

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