Tilføj og frigiv dokumenter til igangværende transportordrer

I Smart App Transportordrer kan du føje dokumenter til en igangværende transportordre. På den måde kan du opbevare alle relevante informationer centralt på et og samme sted. Både ordregiver og ordremodtager kan uploade og gemme dokumenter via fanebladet "Dokumenter", også efter at transportordren er blevet frigivet. I den forbindelse kan du selv bestemme, om dokumenterne kun skal være synlige for dig, eller også for din forretningspartner.
Eksempler på praktiske dokumenter til upload omfatter følgesedler, billeder af skader eller f.eks. fakturadokumenter.

Praktisk dokumentation i tilfælde af stridigheder

Har du oplevet betalingsproblemer grundet manglende dokumenter (fakturaer osv.)?
Med denne funktion har begge partner altid konkrete beviser til rådighed, eftersom de uploadede dokumenter beviser, hvem der har stillet hvilke papirer til rådighed og hvornår.

Sådan føjer du dokumenter til en igangværende ordre:

I Smart App Transportordrer finder du under transportordren fanebladet Dokumenter.

Smart App Transportordrer – nyt faneblad Dokumenter under transportordren

Trin 1: Tilføj og upload ordredokumenter

I det øverste område kan du tilføje nye dokumenter via drag&drop direkte fra din computer, eller du kan tilføje dem via knappen "Upload filer". Nu listes alle egne dokumenter.

Smart App Transportordrer – upload ordrerelevante dokumenter

I segmentet "Ordremodtagers dokumenter" (set hos ordregiveren) hhv. Ordregivers dokumenter (set hos ordremodtageren) vises de ordredokumenter, som modparten har frigivet.

Smart App Transportordrer med liste over de uploadede ordredokumenter

Trin 2: Omdøb, tildel og frigiv ordredokumenter

Ifm. upload vises en dialog, hvor du bliver bedt om at navngive og tildele filen samt angive en kategori. Herudover har brugeren mulighed for at frigive dokumentet til den anden part via et afkrydsningsfelt.

Omdøb ordredokumenter i Smart-appen Transportordrer

Dokumenterne kan tildeles bestemte forsendelser separat via funktionen "Tildeling".

Tildel ordredokumenter til specifikke forsendelser i Smart App Transportordrer

Tildel ordredokumenter i Smart App Transportordrer til en bestemt kategori

Trin 3: Bearbejdning og frigivelse af ordredokumenter

Når en fil er uploadet, vises den på listen. Herefter kan den frigives, så forretningspartneren også får adgang til den, eller du kan vælge at slette den. Så længe filen endnu ikke er frigivet, kan dokumenttypen ændres via rullemenuen:

Smart App Transportordrer – frigiv ordredokumenter eller rediger type

Frigivne dokumenter, der nu kan ses af den anden aftalepart, er markeret med et "øje"-ikon. Når et dokument er blevet frigivet, kan frigivelsen blive inddraget igen via funktionen "Afslut frigivelse":

Smart App Transportordrer – se og rediger ordredokumenternes frigivelsesstatus

Når et dokument er blevet frigivet, vises en bekræftelse og forretningspartneren informeres via en notifikation i systemet.

Smart App Transportordrer – notifikation om ordredokumenter til forretningspartneren

Hvis dokumentfrigivelsen er blevet trukket tilbage, kan forretningspartneren stadig se en beskrivelse af det pågældende dokument, men kan ikke længere åbne det:

Smart App Transportordrer – ordredokumenter kun som beskrivelse efter tilbagetrækning af frigivelsen

Dine fordele ved at tilføje og frigive dokumenter ifm. en igangværende ordre:

  • Du arkiverer ordrebetingede dokumenter digitalt og dermed papirløst
  • Du afvikler bearbejdningen af kvitteringer, fakturaer, tilgodehavender osv. hurtigere og mere effektivt
  • Du speeder betalingsflowet op
  • Du opnår mere transparens idet dokumenterne kan deles

Mere om dette emne

Tjek ordremodtagers dokumenter og vedhæft dem til ordren
Smart App Transportordrer

tilbage

Er du endnu ikke kunde?
Test TIMOCOM i op til 4 uger uforpligtende og gratis!

Til registrering

Har du spørgsmål? Så spørg!

Du kan kontakte vores eksperter fra man-fre fra kl. 8.00 - 17.00 på tlf.:

+49 211 88 26 88 26

Angiv venligst dit TIMOCOM ID. før samtalen begyndes.
Vi glæder os til at høre fra dig!