Přiložení a sdílení dokumentů k probíhající objednávce

V chytré aplikaci Objednávky můžete k probíhající objednávce přikládat dokumenty. Díky tomu máte všechny relevantní informace o objednávce centrálně na jednom místě. Jako zadavatel i jako dodavatel můžete po odeslání objednávky v záložce „Dokumenty“ nahrát a uložit dokumenty. Přitom se můžete sami rozhodnout, zda chcete, abyste tyto dokumenty viděli jen Vy interně, nebo zda mají být přístupné i pro Vašeho obchodního partnera.
Může se jednat o dodací listy, fotografie škod nebo také faktury.

Jistota místo dohadů

Už jste někdy řešili problémy s platbami, protože jste neměli k dispozici dokumenty (faktury atd.)?
S touto funkcí mají obě strany průkazné podklady, neboť nahrané dokumenty dokládají, kdy a co bylo k dispozici a co nikoliv.

Takto přidáte dokumenty k probíhající objednávce:

V chytré aplikaci Objednávky naleznete v objednávce záložku Dokumenty.

Smart app Objednávky nová záložka Dokumenty v objednávce

Krok 1: Přidání nebo nahrání smluvních dokumentů

V horní části lze vkládat nové dokumenty přetažením pomocí funkce Drag&Drop nebo pomocí tlačítka „Nahrát soubory". Pod touto funkcí naleznete seznam vlastních dokumentů.

Smart app Objednávky Nahrát dokumenty pomocí tlačítka

V segmentu "Dokumenty Vašeho dodavatele" (v náhledu zadavatele) resp. „Dokumenty Vašeho zadavatele“ (v náhledu dodavatele) se zobrazí smluvní dokumenty, jejichž sdílení povolila druhá strana.

Smart app Objednávky Seznam smluvních dokumentů

Krok 2: Pojmenování, přiřazení a sdílení smluvních dokumentů

Při nahrávání se zobrazí dialog, v němž je nutno zadat název souboru, přiřazení a kategorii tohoto souboru. Uživatel má navíc možnost zaškrtnutím políčka schválit sdílení tohoto souboru druhé straně.

Smart app Objednávky Pojmenovat smluvní dokumenty

V bodě „Přiřazení“ můžete dokonce dokumenty přiřadit k jednotlivým zásilkám.

Smart app Objednávky Přiřadit smluvní dokumenty k zásilce

Smart app Objednávky Přiřadit smluvní dokumenty ke kategorii

Krok 3: Úprava a sdílení smluvních dokumentů

Jakmile soubor nahrajete, zobrazí se v seznamu. Zde jej můžete sdílet, obchodní partner tedy dokument také uvidí, nebo vymazat. Dokud soubor není sdílen, můžete typ dokumentu změnit v rozbalovacím seznamu:

Smart app Objednávky Sdílet smluvní dokumenty nebo změnit jejich typ

Dokumenty, které jsou sdíleny s druhou smluvní stranou, jsou označeny symbolem „oka“. Je-li dokument sdílen, lze toto sdílení ukončit pomocí tlačítka „Ukončit sdílení“:

Smart app Objednávky Zjistit a změnit stav sdílení smluvních dokumentů

Poté, co umožníte sdílení dokumentu, zobrazí se potvrzení a obchodní partner je informován prostřednictvím oznámení v systému.

Smart app Objednávky Smluvní dokumenty oznámení pro obchodního partnera

Je-li sdílení dokumentu ukončeno, obchodní partner stále vidí popis souboru, nemůže jej však již otevřít:

Smart app Objednávky Smluvní dokumenty pouze popis po ukončení sdílení

Vaše výhody po přidání a sdílení dokumentů k probíhající zakázce:

  • Dokumenty archivujete v digitální podobě a tedy bez papíru.
  • Zpracování dokladů, faktur, dobropisů atd. je rychlejší a efektivnější.
  • Urychlíte tak platební tok.
  • Máte větší přehled, protože dokumenty lze sdílet.

Více o tématu

Kontrola dokumentů dodavatele a jejich přiložení k objednávce
Smart app Objednávky

zpět

Nejste dosud naším zákazníkem?
Testujte TIMOCOM až 4 týdny nezávazně a zdarma!

K registraci

Máte dotazy? Ptejte se!

Naši specialisté jsou Vám k dispozici od pondělí do pátku od 8:00 do 16:00 hod. na tomto telefonním čísle:

+420 412 430 430

Na začátku hovoru prosím uveďte Vaše zákaznické číslo.
Těšíme se na Vaše zavolání!