Добавяне и разрешаване на документи за текуща транспортна поръчка

В Smart App Транспортни поръчки можете да добавите документи към текуща транспортна поръчка. Така ще имате всичката важна информация относно транспорта на едно място. Като възложител, както и като изпълнител, е възможно да качвате и съхранявате файлове в раздела "Документи”, след като транспортната поръчка е изпратена. При това можете сами да решите дали искате само вие да можете да разглеждате документите за вътрешна употреба или искате да разрешите достъпа от тях и на вашия търговски партньор.
Примери за такива документи са товарителници, снимки на повреди или също и счетоводни документи.

Защита вместо спор

Вече сте имали неприятности във връзка с плащания, защото не са били налични документи (фактури и др.)?
С тази функция имате доказателство и за двете страни, тъй като качените документи доказват, кое кога е станало налично и кое не.

Така добавяте документи към текуща поръчка:

В Smart App Транспортни поръчки в транспортната поръчка ще намерите раздел Документи.

Smart App Транспортни поръчки нов раздел Документи в поръчката

Стъпка 1: Добавяне или качване на договорни документи

В горната област могат да се съхраняват нови документи чрез функцията Drag&Drop директно от файловата система или да се качват чрез бутона "Качване на файлове". Под тази функция са изброени вашите собствени документи.

Smart App Транспортни поръчки качване на документи за поръчката

В сегмента "Документи на Вашия изпълнител" (от гледна точка на възложителя), респективно "Документи на Вашия възложител" (от гледна точка на изпълнителя) се показват договорните документи, които съответната насрещна страна е разрешила да бъдат видими.

Smart App Tранспортни поръчки изброени качени договорни документи

Стъпка 2: Именуване, свързване и разрешаване на договорни документи

При качването се появява прозорец, в който трябва да се посочат име на файла, класифициране, както и категория за този файл. Освен това потребителят има възможност чрез чек бокс да разреши документа на съответната друга страна.

Smart App Tранспортни поръчки Именуване на договорни документи

Можете да зададете документи допълнително към отделни пратки в “Класификация”.

Smart App Tранспортни поръчки Задаване на договорни документи към пратка

Smart App Tранспортни поръчки Свързване на договорни документи към Категория

Стъпка 3: Обработка и разрешаване на договорни документи

Ако файлът е качен, той се появява в списъка. Тук той може да бъде разрешен, така че търговският партньор също да може да го види или да бъде изтрит. Докато файлът все още не е разрешен, може да се промени вида на документа чрез падащия прозорец:

Smart App Tранспортни поръчки Разрешаване на договорни документи или промяна на вида

Документи, които са били разрешени от другата страна по договора, са обозначени с икона “Око”. Ако документът е разрешен, разрешението може да бъде оттеглено чрез “Спиране на разрешаването”.

Smart App Tранспортни поръчки Договорни документи виждане и промяна на разрешения статус.

След като документът е бил разрешен, се появява потвърждение и търговският партньор бива информиран чрез нотификация в системата.

Smart App Tранспортни поръчки Договорни документи Нотификация за търговския партньор

Ако разрешаването на документа бъде оттеглено, при съответния търговски партньор има описание на документа както и преди, но документът повече не може да бъде извикан:

Smart App Tранспортни поръчки Договорни документи само описание след завършване на разрешението.

Вашите предимства чрез добавяне и разрешаване на документи към текуща поръчка:

  • Вие ще архивирате документи, свързани с поръчки, по цифров път и без хартия
  • Вие ще се справяте по-бързо и по-ефективно с обработката на разписки, фактури, кредитни известия и т.н.
  • По този начин ще ускорите платежния поток
  • Вие ще имате повече прозрачност, защото документите ще могат да се разделят

Още по темата

Проверете документите на изпълнителя и ги прикачете към поръчката
Smart App Транспортни поръчки

обратно

Вие все още не сте клиент?
Тествайте TIMOCOM до 4 седмици безплатно!

Към регистрацията

Въпроси? Питайте!

Можете да се свържете с нашите експерти от понеделник до петък 8:00 до 17:00 часа на следния телефонен номер:

+36 22 51 59 61

Моля, въведете преди обаждането своя клиентски номер.
Ние очакваме с нетърпение вашето обаждане!