Добавяне и разрешаване на документи за текуща транспортна поръчка

В Smart App Транспортни поръчки можете да добавите документи към текуща транспортна поръчка. Така ще имате всичката важна информация относно транспорта на едно място. Като възложител, както и като изпълнител, е възможно да качвате и съхранявате файлове в раздела "Документи”, след като транспортната поръчка е изпратена. При това можете сами да решите дали искате само вие да можете да разглеждате документите за вътрешна употреба или искате да разрешите достъпа от тях и на вашия търговски партньор.
Примери за такива документи са товарителници, снимки на повреди или също и счетоводни документи.

Защита вместо спор

Вече сте имали неприятности във връзка с плащания, защото не са били налични документи (фактури и др.)?
С тази функция имате доказателство и за двете страни, тъй като качените документи доказват, кое кога е станало налично и кое не.

Така добавяте документи към текуща поръчка:

В Smart App Транспортни поръчки в транспортната поръчка ще намерите раздел Документи.

Стъпка 1: Добавяне или качване на договорни документи

В горната област могат да се съхраняват нови документи чрез функцията Drag&Drop директно от файловата система или да се качват чрез бутона "Качване на файлове". Под тази функция са изброени вашите собствени документи.

В сегмента "Документи на Вашия изпълнител" (от гледна точка на възложителя), респективно "Документи на Вашия възложител" (от гледна точка на изпълнителя) се показват договорните документи, които съответната насрещна страна е разрешила да бъдат видими.

Стъпка 2: Именуване, свързване и разрешаване на договорни документи

При качването се появява прозорец, в който трябва да се посочат име на файла, класифициране, както и категория за този файл. Освен това потребителят има възможност чрез чек бокс да разреши документа на съответната друга страна.

Можете да зададете документи допълнително към отделни пратки в “Класификация”.

Стъпка 3: Обработка и разрешаване на договорни документи

Ако файлът е качен, той се появява в списъка. Тук той може да бъде разрешен, така че търговският партньор също да може да го види или да бъде изтрит. Докато файлът все още не е разрешен, може да се промени вида на документа чрез падащия прозорец:

Документи, които са били разрешени от другата страна по договора, са обозначени с икона “Око”. Ако документът е разрешен, разрешението може да бъде оттеглено чрез “Спиране на разрешаването”.

След като документът е бил разрешен, се появява потвърждение и търговският партньор бива информиран чрез нотификация в системата.

Ако разрешаването на документа бъде оттеглено, при съответния търговски партньор има описание на документа както и преди, но документът повече не може да бъде извикан:

Вашите предимства чрез добавяне и разрешаване на документи към текуща поръчка:

Вие ще архивирате документи, свързани с поръчки, по цифров път и без хартия
Вие ще се справяте по-бързо и по-ефективно с обработката на разписки, фактури, кредитни известия и т.н.
По този начин ще ускорите платежния поток
Вие ще имате повече прозрачност, защото документите ще могат да се разделят